Um eine Veranstaltung erfolgreich zu planen und durchzuführen, ist verlässliche und effiziente Zusammenarbeit unerlässlich - sowohl mit dem Kunden als auch intern.
„An jedem Produktionsprozess, den wir durchführen, sind unterschiedlichste Personen beteiligt“, sagt Tom Cordory, Leiter des technischen Projektmanagements bei Stagestruck. „Wir haben ein Team von Produzenten und Produktionsleitern, unser Designteam, unsere Setbauer, unsere Techniker und unser Content-Team. Wir arbeiten vom ersten Entwurf bis zur finalen Umsetzung im gesamten Prozess vernetzt zusammen.“
In den verschiedenen Teams nutzten 20 bis 25 Mitarbeiter bei Stagestruck bisher eine Mischung aus verschiedenen CAD-Programmen: hauptsächlich AutoCAD, Revit, 3ds Max, Cinema 4D und SketchUp. Als das Unternehmen und die Anforderungen wuchsen, erkannte Stagestruck, dass sie eine All-in-One-Lösung benötigten, um die Zusammenarbeit zu optimieren und effiziente Workflows zu etablieren. In Vectorworks Spotlight fand Stagestruck das ideale Tool.
„Wir befinden uns in der intensiven Implementierungs-, Lern- und Entwicklungsphase“, sagt Tom Cordory. „Im Moment koordinieren wir den Übergang von AutoCAD zu Vectorworks.“
Die Geschichte hinter dem Wechsel
Vor dem Wechsel zu Vectorworks arbeitete Stagestruck auf verschiedenen Plattformen, um hochwertige Entwürfe für die Kunden und interne Planunterlagen zu erstellen. Sowohl die Effizienz als auch die Produktivität wurden an den Schnittstellen dadurch oft vor Herausforderungen gestellt. Tom Cordory wusste, dass sie einen Weg finden mussten, um die Projektdurchführung für alle beteiligten Teams zu erleichtern. Diese nötige Umstellung wollte er wohl überlegt und koordiniert durchführen.
„Der Prozess begann, als wir erkannten, dass wir auf ein Komplett-Paket für alle Prozesse umsteigen müssen, um unsere Workflows optimieren zu können“, sagt Tom Cordory.
„Wir haben eine ganze Reihe von Vergleichen und Tests zwischen Vectorworks und Revit durchgeführt, denn natürlich ist der Wechsel von AutoCAD zu Revit ein ganz einfacher Prozess, da es einen sehr ähnlichen Workflow hat“, sagt Tom Cordory. „Es war fast wie eine Checkliste, um zu beurteilen: Was kann Revit? Was kann Vectorworks? Wo sind Vorteile zu erwarten?“
Auf Grundlage der Ergebnisse dieses strukturierten Überprüfungsprozesses schien Vectorworks mit Revit für alles gleichzuziehen, was Stagestruck im Bereich 2D und 3D braucht. Als die Mitarbeiter den Wechsel tatsächlich vollzogen und intensiver mit Vectorworks arbeiteten, erkannten sie, dass durch die steile Lernkurve und die intuitive Arbeitsweise mit Vectorworks der Umstieg optimal realisierbar ist.
„Wir haben aufgehört, neue Projekte in AutoCAD zu planen. Alles wird in Vectorworks gemacht.“- Tom Cordory, Produktionsleiter bei Stagestruck
„Das Schöne an Vectorworks ist ein viel kooperativerer Ansatz zwischen den technischen Produktionsleitern, den Designern und den Werkstätten“, sagt er. „Wir können alle mit am selben Projekt in 2D und 3D arbeiten.“
Stagestruck hat den Übergangsprozess mittels eines stufenweisen Rollouts bewerkstelligt. „Zuerst bildeten wir ein Kernteam von acht Leuten, von denen wir wussten, dass sie sich schnell mit der Software anfreunden würden, und beauftragten sie, unsere hauseigene Lager- und Arbeitsgruppenbibliothek zu entwickeln. Wir haben sie dafür vorab geschult“, sagt Tom Cordory. „Wir haben dieser Gruppe dann Zeit gegeben, sich einzuarbeiten und die besten Arbeitsprozesse für unsere Anforderungen zu entwickeln.“
Das Unternehmen investierte in mehrere Trainingseinheiten beim britischen Vectorworks-Partner und hat auch für die Zukunft noch weitere geplant. Sobald die Mitarbeiter mehr Erfahrung gesammelt hatten, begannen sie zudem mit der Planung interner Trainingsprozesse.
Die Vorteile des Wechsels zu Vectorworks Spotlight
Während des gesamten Rollout- und Trainingsprozesses stießen die einzelnen Teams von Stagestruck auf verschiedene Funktionen, die sie sehr hilfreich fanden. Die Möglichkeit, mit Punktwolken zu arbeiten, war eine davon.
„Die Punktwolkenintegration ist absolut genial“, sagt Tom Cordory. „Wir können einen Veranstaltungsort scannen und dann eine 3D-Punktwolke erzeugen, die direkt in Vectorworks aufgenommen werden kann; sie ist für uns absolut brillant. Es sind genau diese Werkzeuge, die dabei helfen, alles schneller, einfacher und genauer zu produzieren.
Im Vergleich zur eher manuellen Arbeitsweise in AutoCAD, ist es dank der für die Veranstaltungsplanung optimierten Werkzeuge in Vectorworks für uns viel einfacher, Brennweiten und Zoomverhältnisse zu ermitteln.“
Automatisierte Vectorworks-Listen und -Tabellen sparen Zeit und ermöglichen eine schnelle Kommunikation zwischen verschiedenen Teams. In einem Beispiel berichtet Tom Cordory von der Weitergabe der notwendigen Gewichtsangaben vom Konstruktionsteam an die Werkstätten, den Produktionsleiter und schließlich an die Techniker vor Ort. Das alles geschah in Vectorworks. „Es sind diese kleinen Dinge, die uns wirklich viel Zeit sparen werden“, sagt er.
Laut Tom Cordory war die Entwicklung eines neuen Workflows mit Vectorworks „sehr angenehm und einfach“. Er schätzt die Zeitersparnis, welche durch das vernetzte Arbeiten entsteht.
„Insgesamt ist es wertvoll, im Vectorworks Project Sharing in derselben Zeichnung gleichzeitig mit unterschiedlichen Teams arbeiten zu können“, sagt Tom Cordory. „Im Wesentlichen muss man nicht aufeinander warten und arbeitet mit unterschiedlichen Gewerken in einer gemeinsamen Datei. Das funktioniert für uns wirklich gut.“
Tim Cordory ging auch darauf ein, wie sich dieser neue Workflow vom bisherigen abhebt. „Jetzt erstellen wir nichts mehr in 3ds Max und dann wieder in AutoCAD. Wir erstellen nichts in SketchUp, um es dann in AutoCAD erneut zu bearbeiten. Es ist ein sehr viel schlankerer Prozess“, erklärt er. „Die Tatsache, dass wir einmal etwas zeichnen und dann alles, was wir brauchen, daraus generieren können - seien es technische Pläne, 3D-Renderings, Skizzen oder andere Dokumentationen - stellt für uns den größten Zeitgewinn dar.“
Der größte Vorteil von allem, so sagt er, sei, dass man nicht über mehrere Dateien und Versionen hinweg arbeiten müsse. „Es minimiert wirklich Fehler und hält alle auf demselben Informationsstand“, sagt Tom Cordory. „Es hilft sehr dabei, dass alle unsere Abteilungen aufeinander abgestimmt sind. Ich denke, dass wir gegenüber unseren bisherigen Prozessen gut 20% an Zeit einsparen.“
Rückblick und Vorschau
Tom Cordory betont, dass er angenehm überrascht ist, wie nahtlos und komplikationsfrei Stagestruck zu Vectorworks wechseln konnte.
„Es war ein absolut reibungsloser Prozess – ein definitiv schnellerer Übergang als geplant“, sagt er. „Wir dachten, es würde in diesem Jahr noch sechs Monate dauern, um unsere Bibliotheken auf einen geeigneten Standard zu bringen, mit dem wir zufrieden sind, sowie alle Mitarbeiter zu schulen, sodass sie gerne mit der neuen Software arbeiten. Aber schon nach drei Monaten hatten wir uns bereits entschieden, keine neuen Projekte mehr in AutoCAD zu beginnen, sondern direkt in Vectorworks zu arbeiten. Das zeigt, wie einfach es zu erlernen ist, und die Tatsache, dass wir uns so schnell anpassen und verändern konnten, ist großartig für uns.“
Stagestruck hat sich so schnell angepasst, dass das Unternehmen bereits einige der neueren Funktionen der Software ausprobiert, wie beispielsweise das grafische Scripting-Tool Marionette.
„Wir haben damit begonnen, eine Reihe von benutzerdefinierten Objekten zu entwickeln, die es uns ermöglichen, anpassungsfähige Bestandsobjekte zu erstellen; das heißt, man lässt sie einfach in das Objekt fallen und dann können wir auswählen, was mit ihnen passieren soll. Das ist eine wirklich große Zeitersparnis für uns“, sagt Tom Cordory. „Wir müssen keine einzelnen Komponenten bauen und Dinge ändern. Wir können nur einen einzigen Hintergrund haben und dann aus dem Menü auswählen, wie er aussehen soll und was mit ihm geschehen soll. Es ist ein wirklich gutes Feature, das wir weiter ausprobieren werden. Wir haben bereits vier oder fünf weitere Sachen, die wir programmieren wollen. Marionette ist wirklich extrem leistungsstark.“
„Es kommt nicht sehr oft vor, dass man sich für eine Software begeistert.“- Tom Cordory, Produktionsleiter bei Stagestruck
In ähnlicher Weise hat Stagestruck als Dienstleister für Veranstaltungen auch damit begonnen, Braceworks in den neuen Workflow zu integrieren. „Braceworks wird in unserer nächsten Phase des Rollouts kommen und soll als zusätzliches technisches Planungselement innerhalb unserer Workflows genutzt werden.
Unser Designteam wird sich zusätzlich darauf konzentrieren, noch mehr mit den Modellierungs- und Rendering-Funktionen zu arbeiten.“ Um Renderings noch weiter zu verbessern, hat Stagestruck auch begonnen, mit den AR/VR-Funktionen von Vectorworks zu experimentieren. „Wir sind sehr daran interessiert, AR/VR im Detail zu erforschen, um den Kunden unsere Ideen auf verschiedene Arten zu präsentieren“, sagt Tom Cordory. „Eine Art AR- oder VR-Element zu haben, mit welchem wir dem Kunden die Entwürfe auf einem weiteren Weg vorteilhaft näher bringen können ist für uns wirklich attraktiv.“
Für Tom Cordory ist das Ziel der Einbeziehung all dieser Funktionalitäten klar: „Unsere Prozesse vereinfachen“ - das ist der Hauptfokus.“Wenn sie im bisherigen Implementierungsprozess auf Herausforderungen gestoßen sind, erklärt Tom Cordory, konnten sie online immer schnell Lösungen finden. „Vor allem die Online-Communities sind brillant.“
Vectorworks als Türöffner
Auf die Frage, welche Ratschläge er anderen Unternehmen geben würde, die den Wechsel zu Vectorworks in Betracht ziehen, schlägt Tom Cordory vor, einen strukturierten, soliden Plan zu befolgen. Durch die Implementierung der neuen Software mit einem schrittweisen Rollout konnte Stagestruck die Produktivität für aktive Projekte aufrechterhalten und sich gleichzeitig die Optionen für zukünftige Projekte offenhalten, die sie komplett in Vectorworks planen wollten.
„Der Wechsel öffnet viele Türen“, sagt Tom Cordory. „Ich denke, es ist ziemlich aufregend für uns als Unternehmen zu wissen, dass es noch viele Möglichkeiten gibt, mehr aus der Software herauszuholen und uns darin zu verbessern, wie wir proaktiv arbeiten. Wir sind gespannt auf den weiteren Prozess. Es kommt nicht oft vor, dass man sich für eine Software begeistert.“