FAQ

Allgemein

01. Wieviele Mandanten kann ich mit LoopsFinanz oder LoopsLohn führen?

Sie können mit allen Versionen von LoopsFinanz oder LoopsLohn so viele Mandanten (Dateien) anlegen, wie Sie möchten. Es können aber nicht mehrere Mandanten gleichzeitig geöffnet sein. LoopsLohn hat eine Beschränkung in der Anzahl Mitarbeiter, welche Sie pro Mandant erfassen können: Bis zu 3, 10, 25, 50 oder eine unlimitierte Anzahl Mitarbeiter.

02. Läuft LoopsFinanz und LoopsLohn auch unter Windows?

Ja. Alle Versionen stehen für macOS oder Windows zur Verfügung. Wir empfehlen Windows 7 oder neuer zu benutzen.
Die Versionen sind plattformabhängig, aber die erstellten Mandanten sind plattformunabhängig.
Hardware: Pentium 4 oder neuer oder Mac mit Intel-Prozessor.

03. Funktioniert LoopsFinanz/LoopsLohn unter macOS Mojave?

Ja. Die aktuellen Versionen laufen unter 10.6.8 (Snow Leopard) oder neuer.
Wir empfehlen mindestens 10.11 (El Capitan) oder neuer zu benutzen.
Hardware: Mac mit Intel-Prozessor oder Windows-Rechner mit Pentium 4 oder neuer (Windows-Version).

04. Gibt es Demoversionen von LoopsFinanz und LoopsLohn?

Ja, Sie können mit folgendem Link eine voll funktionsfähige Demoversion für macOS oder Windows herunter laden:: Demoversion LoopsFinanz oder LoopsLohn

Die Demoversionen laufen 30 Tage ohne Einschränkungen. Kaufen Sie LoopsFinanz, bzw. LoopsLohn, können Sie die mit der Demoversion erstellten Mandanten weiter nutzen, egal ob unter macOS oder Windows. Die Demoversion kann nicht in eine Vollversion umgewandelt werden. Bei Kauf erhalten Sie einen neuen Download-Link für die gewünschte Vollversion.

05. Wieviel kosten Ihre Wartungsverträge?

Unser Wartungsvertrag heisst Loops-Service-Vertrag und beinhaltet alle Updates und Support für ein ganzes Jahr. Das erste Jahr ist kostenlos beim Kauf einer Neuversion oder eines Updates. Die Preise sind abhängig von der Version und reichen von CHF 180.-- (inkl. MwSt., LoopsFinanz ohne pro- und dk-Modul) bis CHF 440.-- (inkl. MwSt.,LoopsLohn unlimitierte Version) pro Jahr.

06. Wie kann ich meine Loops-Dateien am besten schützen?

Backups sind Anwendersache und wir bieten Ihnen ein besonders einfaches und effizientes Werkzeug, um Ihre Daten zu sichern: Wählen Sie im Menü „LoopsFinanz“ oder „LoopsLohn“ den Befehl „Einstellungen“ und klicken Sie in den Bereich „Backup“. Aktivieren Sie die Loops-Backup-Funktion. Beim Schliessen eines Mandanten wird immer ein Backup erzeugt und zusätzlich können Sie in einem gewünschten Zeitintervallen eine Sicherungskopie Ihres Mandanten angelegt. Wir empfehlen auch Systemeigene Backup-Funktionen zu nutzen (Bsp. TimeMachine in macOS). Falls Ihre Daten auf einem Server gespeichert sind, dann stellen Sie sicher, dass auch Backups von den Serverdaten bestehen.

LoopsLohn

01. Ist LoopsLohn swissdec-zertifiziert?

Nein.
Somit ist ELM (Elektronisches Lohnmeldeverfahren) nicht möglich.
Alle Auswertungen und Ausdrucke (Lohnabrechnung, Lohnausweis, AHV-Lohnbescheinigung etc.) sind ausreichend getestet und evaluiert worden und werden von den offiziellen Stellen akzeptiert.

02. Ich habe von Konto- und Clearing-Nr. auf IBAN+BIC umgestellt. Seither funktioniert die Übertragung der DTA-Datei nicht mehr zu meiner Bank. Was mache ich falsch?

Die alten Datenformate DTA (Bank) und EZAG (PostFinance) werden nicht mehr unterstützt. Benutzen Sie das neue Datenformat pain.001 für den Export von Zahlungsaufträgen. Das betrifft auch Lohnzahlungen ins Ausland. Geben Sie eine IBAN ein, erzeugt LoopsLohn automatisch die BIC und wir empfehlen immer, beide Werte zu erfassen. Sollte einmal die BIC nicht automatisch erscheinen in LoopsLohn, dann ist vielleicht die IBAN falsch. Sie können die IBAN auf der Seite www.iban-rechner.de überprüfen lassen.

03. Ich erfasse gerade neue Mitarbeiter. Ein Mitarbeiter hat aber keine AHV-Nummer. Wie kann ich diesen trotzdem erfassen?

Sie müssen die AHV-Nummer nicht sofort eingeben, jedoch müssen das Geburtsdatum, das Geschlecht und der Name korrekt erfasst werden. Obwohl im Feld der AHV-Nummer „Zwingend“ steht, erlauben wir in diesem Fall das Speichern eines neuen Mitarbeiters auch ohne AHV-Nummer. Vergessen Sie aber nicht, die Nummer später einzugeben, sobald Sie die AHV-Nummer erhalten.

04. Ein Mitarbeiter hat in den „Abzugsvorgaben“ (Fenster „Anstellungen“) die Quellensteuer in Prozent (% = “Ja“) erfasst, aber beim Erzeugen einer Lohnliste wird der Abzug nicht automatisch berechnet.

Es ist richtig, dass im Fenster „Anstellungen“, im Bereich „Abzugsvorgaben“ die Quellensteuer mit dem Prozentsatz drin steht. Zusätzlich müssen Sie im Bereich „Codes“ die Quellensteuer für den Mitarbeiter aktivieren, damit die Berechnung automatisch von LoopsLohn durchgeführt wird. Standardmässig lautet die Einstellung: Abzugsbasis „Qst“, Persönlicher Code "1" und "Von..." (geben Sie zum Beispiel 01.2019, wenn ab Januar 2019 der Abzug durchgeführt werden soll).

LoopsFinanz

01. In der Eröffnungsbilanz (Stichtag „Eröffnung“) erscheint ein Verlust, obwohl die Eröffnungsbilanz ausgeglichen sein müsste. Was habe ich falsch gemacht?

Sollte Ihre Eröffnungsbilanz einen riesigen Gewinn ausweisen, können wir Ihnen nur gratulieren, empfehlen aber, die Eröffnungssalden im Fenster „Erfassen > Konti“ zu kontrollieren. Die Eröffnungssalden der Passivkonten (Bsp. „Eigenkapital“) müssen mit einem Minuszeichen erfasst werden. Alle Saldi im Fenster „Konti“ werden gleich behandelt und dank dem Vorzeichen kann LoopsFinanz ermitteln, ob es ein Soll- oder Haben-Startsaldo ist. Wenn Sie Eröffnungsbuchungen erstellen (Menü „Extra", Befehl „Umwandeln in > Eröffnungsbuchungen"), müssen Sie das Vorzeichen natürlich nicht schreiben, da Sie ein Soll- und Haben-Konto in der Buchung angeben.
Falls der Gewinn/Verlust in der Eröffnungsbilanz nach der Korrektur der Startsaldi und Eröffnungsbuchungen noch immer nicht stimmt, dann liegt der Fehler entweder darin, dass Sie Soll und Haben in der Buchung vertauscht haben, oder ein Konto nicht korrekt eingeräumt ist im Fenster „Kontostruktur“.

02. Wie drucke ich alle oder eine Teil meiner Kontenblätter aus?

Nehmen wir ein Beispiel: Sie wollen alle Konten von 1000 bis 1250 drucken.
(1) Wählen Sie im Menü „Auswerten“ den Befehl „Kontoblatt“. Wenn sich das Fenster öffnet, steht vermutlich schon „1000“ im Filterfeld „Konto“.
(2) Klicken Sie auf den Filterknopf (Lupensymbol), so sehen Sie die Daten dieses Kontos.
(3) Wählen Sie im Menü „Ablage“ den Befehl „Drucken“.
(4) Im Druckdialogfenster „Druckeinstellungen“ finden Sie oben die Optionen „Konto > Alle“ oder „...Von:...Bis:...“. Hier können Sie wählen, welchen Bereich Ihrer Kontoblätter Sie ausdrucken möchten.
(5) Geben Sie „Von: 1000 Bis: 1250“ ein, prüfen Sie die anderen Druckoptionen und drucken Sie die Kontoblätter.

03. Ich habe LoopsFinanz gekauft und bereits viele Buchungen erfasst. Heute starte ich meinen Mandanten und LoopsFinanz sagt, die provisorische Seriennummer sei abgelaufen.

Sie arbeiten entweder mit einer Demoversion, oder Sie haben in Ihrer gekauften Version in „Registrieren“ (Menü „LoopsFinanz“) nicht alle Daten erfasst.
Löschen Sie die Demoversion, starten Sie LoopsFinanz und wählen Sie im Menü „LoopsFinanz“ den Befehl „Registrieren“ (Windows Menü „Hilfe“) und ergänzen Sie die Registrationsdaten in den Feldern „Firma oder Name“, „E-Mail“ und „Seriennummer“.

04. Ich habe alle MwSt-Sätze eingegeben und alle Konten erfasst. Bei der Eingabe einer Buchung im Fenster „Buchungen“ erscheint aber das Feld „MwSt“ nicht.

Im Fenster „Konti“ müssen die Konti mit den MwSt-Sätzen verknüpft werden. Wählen Sie im Menü „Erfassen“ den Befehl „Konti“ und doppelklicken Sie ein betroffenes Konto. Geben Sie anschliessend in der Eingabemaske im Feld „MwSt“ den gewünschten Satz ein. Bei der Auswahl des Kontos in „Buchungen“, bzw. „Debi.-Rechnungen“, „Kredi.-Rechnungen“ etc., können Sie den MwSt-Satz für den Eintrag noch ändern.

TIPP1
Achten Sie darauf, dass die „Art“ für jeden MwSt-Satz im Fenster „MwSt-Sätze“ korrekt definiert wurde. Dadurch verhindern Sie bei einer Änderung des MwSt-Satzes in „Buchungen“, dass aus Versehen ein Ertrag mit einem Vorsteuersatz oder umgekehrt verbucht wird.

TIPP2
Auch wenn Sie eine Buchung ohne Vor- oder Umsatzsteuer buchen müssen, benötigen Sie für die Buchung trotzdem einen MwSt-Satz. Damit Sie die Buchungen richtig speichern können, erzeugen Sie je einen Satz für „0% Vorsteuer“ und „0% Umsatzsteuer“. Bei einer MwSt-Revision können Sie alle Buchungen nach MwSt-Satz ausfiltern und in der Auswertung „MwSt-Journal“ anzeigen.

05. Was bedeutet der Ordner „Abschlusskonti“ in der Kontostruktur?

In der Bilanz, bzw. Eröffnungsbilanz, und der Erfolgsrechnung werden nur Konten berücksichtigt, die sich in den Kontogruppen „Alle Bilanzkonten“ oder „Alle Erfolgskonten“ befinden. Konten, die in der Kontogruppe „Abschlusskonti“ abgelegt sind, dienen am Ende oder Anfang eines Buchungsjahres dazu, den erzielten Gewinn/Verlust ein- oder auszubuchen. Die Gruppe „Abschlusskonti“ kann auch temporär für Transferkonti benutzt werden. Wenn am Ende des Jahres „Bilanz“ und „Erfolgsrechnung“ nicht den identischen Gewinn/Verlust anzeigen, kann das zwei Ursachen haben
(1) Entweder ist die Eröffnungsbilanz nicht ausgeglichen, oder
(2) es befinden sich Konti in der Gruppe „Abschlusskonti“, die dort nicht hingehören.

06. Warum werden meine Buchungen falsch importiert? Buchungen mit MwSt. und Sammelbuchungen werden nicht mehr importiert.

Normale Buchungen können problemlos aus einem alten Mandanten exportiert und in LoopsFinanz importiert werden. Jede Buchung besitzt eine Information „Typ“. Normale Buchungen haben den Typ „0“ und dieser Wert wird automatisch benutzt, wenn nicht ein anderer Wert importiert wird. Voraussetzung für einen erfolgreichen Import ist auch, dass in beiden Mandanten dieselben Konten definiert sind. Es gibt folgende Spezialfälle:

(1) Sammelbuchungen: Diese Art von Buchungen müssen mit der genauen Angabe des Typs importiert werden: Sammelordner Typ „5“, normale Buchung Typ „6“, Haupt- und MwSt-Buchung Typ „7“ (Haupt) und Typ „9“ (MwSt.).

(2) MwSt-Buchungen: Sie können entweder komplette Buchungen importieren (Haupt- und MwSt-Buchung mit Typ „1“ und Typ „3“) oder Sie nutzen im Importfenster die Option „Buchungen einzeilig importieren“. Ist die Option aktiviert, wird automatisch aus dem Betrag, sowie aus den Informationen über die Soll- und Haben-Konten, die Haupt- und MwSt-Buchung erzeugt. Voraussetzung hierzu ist, dass die Konten und die MwSt-Sätze richtig definiert sind. Die importierte Zeile (Buchung) muss die Minimaldaten enthalten (Datum, Text, Soll, Haben, Betrag, MwSt-Satz). Sollte der Import fehlerhaft erfolgen (Beträge falsch, MwSt. falsch, falsches Buchungsjahr), können Sie die importierten Buchungen mit Hilfe der Umschalt- oder der Befehlstaste aktivieren, anschliessend löschen (Menü „Bearbeiten“, Befehl „Buchung löschen“ oder die Rückschritttaste drücken) und den Import erneut durchführen (Option deaktivieren, andere Importfelder wählen).
Hinweis: Buchungen werden in LoopsFinanz nie automatisch verbucht, egal ob Sie die Buchungen von Hand eingeben oder importieren. Buchungen können jederzeit geändert werden, so lange Sie vom Anwender nicht aktiv verbucht worden sind.

07. Ich habe ein Layout (Menü „Erfassen“) in einem Mandanten angelegt und möchte das Layout auch in einem anderen Mandanten verwenden. Wie kann ich das übertragen?

Sie können alle Layouts von einem Mandanten in einen anderen übernehmen, oder Sie können die Daten eines Layouts exportieren und in einem anderen Mandanten in ein neues Layout importieren. Gehen Sie folgendermassen vor:

Layouts übernehmen
(1) Öffnen Sie Ihren Mandanten.
(2) Wählen Sie im Menü „Ablage“ den Befehl „Übernehmen“.
(3) Wählen Sie den Mandanten, aus welchem Sie die Layouts übernehmen (holen) möchten und klicken Sie in „Öffnen“.
(4) Aktivieren Sie die Option „Layouts“ im erscheinenden Dialogfenster und klicken Sie in „xxxx“.
(5) Im Fenster „Layouts“ sind jetzt alle Layouts aufgeführt, die aus dem anderen Mandanten übernommen wurden.

Einzelnes Layout exportieren und importieren
(1) Wählen Sie im Menü „Erfassen“ den Befehl „Layouts“ und doppelklicken Sie das gewünschte Layout.
(2) Aktivieren Sie alle Zeilen im Layout, klicken Sie in die Auswahl und ziehen Sie diese auf den Schreibtisch (Windows: Ziehen Sie die Auswahl in ein offenes WordPad-Dokument).
(3) Wechseln Sie in den anderen Mandanten, wählen Sie „Layouts“ und erstellen Sie ein neues Layout.
(4) Packen Sie den exportierten Textclip auf dem Schreibtisch und ziehen Sie diesen in die Liste des Layouts (Windows: Markieren Sie den Text im offenen WordPad-Dokument und ziehen Sie die Auswahl in die Liste).
(5) Speichern Sie das neue Layout.

08. Ich kann meinen LoopsFinanz-Mandanten nicht mehr öffnen. Mein Kennwort wird nicht mehr akzeptiert.

Entweder, Sie geben wirklich ein falsches Kennwort ein, oder die Kombination aus „Benutzer“ und „Kennwort“ stimmt nicht. Es reicht nicht, wenn nur das Kennwort richtig eingegeben wurde. Wenn nach beiden Informationen gefragt wird, dann müssen beide Eingaben korrekt sein, wobei auch auf die Gross- und Kleinschreibweise zu achten ist.
Sollten Sie trotzdem einmal Ihr Passwort vergessen: Wir kennen Mittel und Wege, um Ihren Mandanten wieder lesbar zu machen. Mit gültigem Wartungsvertrag können wir versuchen, per TeamViewer den Mandanten wieder zu öffnen und wenn das nicht hilft, dann müssen Sie müssen uns den Mandanten zusenden (loops@computerworks.ch).

09. In der Erfolgsrechnung erscheinen alle Salden unter Aufwand und keines unter Ertrag. Dennoch wird der Gewinn/Verlust korrekt berechnet.

Die Kontostruktur ist in Unordnung geraten. Es können entweder Konti in der Kontostruktur oder ganze Kontogruppen verrutscht sein. Wählen Sie im Menü „Erfassen“ den Befehl „Kontostruktur“ und kontrollieren Sie die betroffene Kontostruktur. Sie müssen die entsprechenden Unterordner korrekt unter „Alle Erfolgskonti“ in die Hauptordner „Aufwand“ oder „Ertrag“ legen. Ratsam ist auch, alle Konten im Aufwand und Ertrag zu aktivieren und anschliessend im Menü „Extra“ den Befehl „Konten einräumen“ zu wählen. Dann kontrolliert LoopsFinanz alle Bereichsdefinitionen der Kontogruppen und ordnet die Konti ein. Das automatische Einordnen funktioniert nur, wenn Sie die richtigen Bereiche für die einzelnen Kontogruppen definiert haben.
Es kann auch sein, dass Sie mehrere Kontostrukturen haben und nur die gerade ausgewählte zeigt eine falsche Erfolgsrechnung (oder Bilanz) an. Prüfen Sie, welche Kontostruktur fehlerhaft ist und korrigieren Sie das im Fenster „Kontostruktur“.

10. Ich habe neue Unterordner in der Kontostruktur angelegt und diese auch in die entsprechenden Hauptordner gelegt. Die Reihenfolge der neuen Unterordner ist aber nicht richtig.

Kontogruppen werden nicht automatisch von LoopsFinanz in eine andere Kontogruppe eingeordnet. Wenn Sie neue Kontogruppen anlegen, werden diese chronologisch in einem der Ordner „Alle Bilanzkonti“ (Aktiven, Passiven), „Alle Erfolgskonti“ (Aufwand, Ertrag) oder „Abschlusskonti“ (Abschluss) abgelegt. Wenn Sie eine Kontogruppe in eine andere Kontogruppe bewegen, achten Sie bitte auf den Strich, der anzeigt, an welche Position die bewegte Kontogruppe abgelegt wird. Nur Konti können mit Hilfe des Befehls „Konti einräumen“ im Menü „Extra“ automatisch eingeräumt werden, wenn die Bereichsdefinitionen richtig sind.

11. Kann ich in meinem Mandanten die Systemwährung „CHF“ ändern (LoopsFinanz pro)?

Wenn Sie bereits Buchungen in Ihrem Mandanten erfasst haben, dann können Sie die Systemwährung nicht mehr ändern. Sie können die Systemwährung umbenennen, d.h. die Beträge der Buchungen werden nicht geändert (Menü „Erfassen“, Befehl „Währungen“).

Die Systemwährung muss ganz zu Beginn, wenn Sie einen neuen Mandanten anlegen, bevor Sie Stammdaten (Konti, MwSt-Sätze etc.) eingeben, festgelegt werden. Im Fenster „Währungen“ darf sich nur eine Währung befinden - die momentan gültige Systemwährung. Diese Währung kann nun nach belieben umbenannt und geändert werden. Sobald Sie die erste Buchung erfasst haben, kann die Systemwährung nicht mehr geändert werden.

12. Was muss ich alles tun, damit ich ein Jahr abschliessen kann?

Wählen Sie im Menü „Erfassen“ den Befehl „Buchungsjahre“. Doppelklicken Sie anschliessend das Buchungsjahr, welches Sie abschliessen möchten. Wählen Sie dann im Menü „Extra“ den Befehl „Jahr abschliessen“. Wenn Sie versuchen ein Jahr abzuschliessen, ohne vorher gewisse Punkte beachtet zu haben, erscheint unverzüglich eine Fehlermeldung und Sie werden auf die fehlenden Punkte für einen Jahresabschluss hingewiesen. Folgenden fünf Punkte müssen erfüllt sind, um ein Jahr abzuschliessen:

(1) Die Eröffnungsbilanz des abzuschliessenden Jahres muss ausgeglichen sein.
(2) In der Kontostruktur müssen alle Konten eingeräumt sein, in allen Kontostrukturen.
(3) Alle Buchungen müssen verbucht sein. Dieser Vorgang kann mit dem Befehl „Jahr abschliessen“ durchgeführt werden.
(4) Alle vorhergehenden Jahre müssen abgeschlossen sein (kursiv geschrieben).
(5) Das Datum Ihres Computers muss neuer sein als der letzte Buchungstag des abzuschliessenden Jahres.